文章の作り方:歓送迎会の司会進行｜マニュアル、案内文、マナー


文章の作り方

歓送迎会を案内する文章には、以下の目的があります。

■文章の目的１「通知」

　日時、場所、内容、主催者、費用などをお知らせします。

■文章の目的２「出席・欠席の確認」

　会場の大きさ、料理の内容、用意するもの、予算などを決めるために必要な情報です。


歓送迎会を案内する文章の形式には、文章と会場地図を入れた案内書を全員に配る、掲示板にポスターを貼る、社内メールで知らせる、などがあります。

案内する文章を出す時期は、出欠をたずねたり、宿泊を伴う場合もあるので、できるだけ早めに文章を作成して出しましょう。

幹事が、歓送迎会を案内する文章を送る場合の内容は、以下の通りです。

（１）タイトル

案内する文章には、まずタイトルを付けます。

｢○○さん、○○さん歓送迎会のお知らせ｣などです。

（２）日時

案内する文章には、開催日時を入れます。

　開催日：平成○○年○月○日
　時　間：午後○時より

（３）開催場所

案内する文章には、開催場所を記載します。

　場所名（店名）
　住所
　電話番号
　場所周辺の地図
　幹事の携帯電話番号

　場所についてどんなに分かりやすい文章を書いても、必ず迷う人がいます。幹事の携帯電話番号も入れておく方がいいでしょう。

（４）会費

案内する文章には、会費を記載します。

　一人○○○○円

　または

　男性○○○○円
　女性○○○○円

（５）申込締め切り日

案内する文章には、受付の締切日を記載します。

　参加される方は、○月○日までに、幹事○○宛てご連絡願います。

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