2008年04月の記事一覧：歓送迎会の司会進行｜マニュアル、案内文、マナー

歓送迎会の幹事になったら、いかにして会全体の雰囲気を盛り上げられるのかを考え、合わせて気配りもしましょう。

幹事にとって大切なことは、その会の目的、メンバー構成、年齢層、などの状況をよく考えることです。

そして、参加者の中で、特に誰に気配りをしなければならないのかを考えて、幹事としてどう行動するべきかを決めておくことです。

参加者が大人数の場合、幹事の権限で座席はあらかじめ決めておきましょう。

または当日、幹事の提案ということで、例えばくじ引きなどで、男女交互に座らせるなどです。自由に座らせると仲のいい女性だけで固まって、上司が一人で取り残される、ということになりがちです。

歓迎会では、場の雰囲気になじめない方（新メンバーや新入社員など）も出てくる可能性がありますので、幹事としては注意する必要があります。

うまくコミュニケーションのきっかけが作れるようなアトラクションも考えておくと、より盛り上がります。例えば、幹事が司会者となってのゲームや質問コーナーなどです。

幹事を引き受けた以上、自分も飲んで食べて楽しもう、と期待するのはきっぱり諦める事です。

イスには座らないで、常に会場全体に目を配っていなければ、幹事として失格です。

幹事は常に、全体の進行、時間配分、雰囲気、盛り上がっているかどうか、お酒や料理の進み具合、などをチェックして、すみやかに細やかに対応していかなければなりません。

場がしらけてきたときには、時間を早めて次のプログラムを始めるなど、臨機応変な対応が求められるのが幹事です。

会社の歓送迎会であれば、店選びや予算は幹事の独断で決めずに、必ず上司に判断を仰いでください。

歓送迎会の文例には、いくつかのパターンがあります。

（Ａ）歓迎の文例としては、

「新卒で入社される方へ」の文例、
「中途採用で入社される方へ」の文例、
「異動により転勤してくる方へ」の文例、などです。

（Ｂ）送別の文例としては、

「定年退職される方へ」の文例、
「（通常）退職される方へ」の文例、
「異動により転勤される方へ」の文例、などです。

（Ａ）と（Ｂ）のそれぞれいずれかを同時に行なうのが歓送迎会で、それぞれの文例パターンにあわせた内容での案内文を作成する必要があります。

「異動により転勤される方の送別会」と「異動により転勤してくる方の歓迎会」を行なう場合の案内文の文例をご紹介します。

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　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内（文例）

このたび、○月○日付けで○○課の○○次長が○○支店に部長として栄転されることになりました。

また、同日付けで□□部長が□□支店から後任として着任されます。

つきましては、○○次長のご栄転を祝すとともに、□□部長を歓迎いたしたく、下記の通り開催いたします。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

日時
場所
地図
会費

幹事　□□□□

歓送迎会のスピーチで入社歓迎会などの場合は、迎える側は以下のような流れでスピーチを行なうと良いでしょう。

（１）お祝いのスピーチ

「○○さん、□□さん、△△さん、入社おめでとうございます。」
　　※まず、新入社員や中途入社社員に対してお祝いを述べます。

「今日から私達の仲間として皆さんをお迎えすることができ、大変に嬉しく思っております。」
　　※次に、歓迎の気持ちを贈ります。

（２）新入社員や中途入社社員の紹介スピーチ
　　※氏名、部署、業務などを簡単に紹介します。

（３）会社の紹介などのスピーチ
　　※短くまとめるのがポイントです。

（例）　「当社は今年、創業１０周年を迎えました。・・・が、現在当社の最大の課題です。」

（４）歓迎と激励のスピーチで締めくくる

「若い感性、そして新しい発想を期待しています。」
「当社に新風を吹き込んでくれることを期待しています。」
「どん欲にいろんなことを学んでいってください。」
「一日も早く職場に慣れて力を発揮してください。」
「学生気分を捨てて社会人としての自覚を持ってください。」
「仕事を通して人間としても成長していってください。」
「皆さんも私たちと一緒に頑張りましょう。」
　　※上記の言葉からいくつかを選んで、スピーチを組み立てます。

なお、入社歓迎会などスピーチする人は、迎える側で最も上の立場、役職にいる方が望ましいとされています。

歓送迎会の案内状の例文をご紹介します。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成○○年○○月○○日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　幹事：○○課　○○
○○部各位

　　　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内
　
毎日お仕事お疲れ様です。

さて、このたび、○○部長がめでたく定年を迎えられ、
○月○日をもちまして当社を退職されます。

また、同日付けで、○○課○○課長が、当部の部長として
着任されます。

つきましては、○○部長のこれまでのご功労に敬意を表し、
感謝を申し上げるとともに、新しく着任される○○新部長
への歓迎の意を込めまして、下記の通り歓送迎会をとり行
ないますことを、ご案内いたします。

みなさま万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、課ごとにまとめて、○月○日までに
幹事あてご提出ください。なお、会費は後日集金します。

ご協力よろしくお願い申し上げます。

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以上が案内状の本文です。

案内状の本文の下には日時・場所等の必要事項を箇条書きに分かりやすく記します。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

1.　日時：○○月○○日（○曜日） ○○時～

2.　場所：聘陳楼
　　電話：00-0000-0000
　　下記地図参照

3.　会費：男性　　　円・女性　　　円

4.　地図またはURL

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以上が案内状の全体です。

歓迎会の司会を突然頼まれたら、あなたはどうしますか？

断る・・・それもいいかもしれません。でも、せっかく頼まれたのなら、司会やってみましょう。きっといい人生経験と想い出になるはずです。

歓迎される人、送別される人、その他の人にも「今日の歓送迎会、良かったな！」と思われるような良い司会をするためのポイントを、ご紹介します。

上手な司会をしようとは思わないことです。むしろ、「盛り上がる」司会をするように、心がけましょう。

（１）話し方

話すときは顔を上げること。下に原稿があっても、ずっとその原稿を見ていてはダメです。

イメージとしては、ニュースキャスターのように、原稿をチラッとみてはカメラ目線、と同じです。原稿をチラッと確認したら、話したい相手の顔、または目、または歓送迎会の会場全体を見ます。

ニュースキャスターやアナウンサーにでもなったつもりで、恥ずかしがらずに顔を上げて話をしましょう。

（２）マイクの持ち方

マイクは口元に近づけ過ぎないこと。口から１０センチくらい離して持ちます。これで音は十分に届きます。

マイクスタンドを使うときは、自分で距離を調整してください。

マイクを口に近づけ過ぎるとどうなるのか。あなたの鼻息、吐息、舌がチャッと鳴る音まで拾ってしまい、拡声されて皆さんに聞かれてしまう、ということです。

（３）暗記しない

歓送迎会の式次第（司会の原稿）を丸暗記しようとしないことです。ニュースキャスターやアナウンサーでも、原稿を見ながら喋っています。

話すシロウトの私達は、司会として全体の流れと要点だけを頭に入れておけばいいのです。

一言一句暗記して、その通りに喋ろうという真面目な方がたまにいます。

しかし、そういう方に限って、一言間違えた瞬間に全てが崩れ落ち、頭の中は真っ白、次の言葉が出てこず、歓送迎会の場は白けてしまいます。そんな危険を冒すのはやめましょうね。

歓送迎会では、挨拶（あいさつ）が重要なイベントです。

気の置けない同僚達だけでこじんまりと行なう送別会や歓迎会では、挨拶はあまり重要視されないと思います。

しかし、会社や部署のきちんとした行事として行なう歓送迎会では、色々な役職の方々が挨拶されることになります。

歓送迎会の基本的な進行と挨拶は、以下の通りです。

（１）歓送迎会の開会の挨拶をします。

（２）まず最初に、幹事（または司会進行役）が歓送迎会の趣旨説明を行ないます。

（３）次に、一番はじめの挨拶があります。この挨拶をすることになる人は、たいてい残る人（退職しない人）の中で役職が一番上の人になります。この挨拶は短めがベターですね。

（４）（３）で挨拶をした人が、そのまま「乾杯」の音頭をとります。

（５）乾杯の後は「ご歓談」となります。

（６）次に、加わる人（歓迎される人）の「紹介と挨拶」となります。

（７）次に、送られる人（送別される人）の「紹介と挨拶」となります。

（８）最後に、送られる人（送別される人）の中で役職が一番上の人の「締めの挨拶」となります。

歓送迎会などでは、参加する人の中で役職の高い方がより後に挨拶をする、という順番で進めていくのが一般的です。

（８）で挨拶をされる人に、挨拶の終わりを見計らって花束などをプレゼントすると、歓送迎会もグッと盛り上がります。

歓送迎会の案内文の見本をご紹介します。少しかしこまった感じの文例となっています。

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　　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内（案内文）

謹啓　梅の花もほころぶ春まだ寒き候、
貴殿には益々のご繁栄とお慶び申し上げます。

さて、毎年の恒例ですが、歓送迎会の季節となりました。
新たな新人と実年世代の一期一会の開催です。

日時は、○月○日の○○時から、○○会議室にて開催いた
します。

つきましては、各部の責任者は参加人数をとりまとめて、
○○部○○課の○○までご報告ください。

よろしくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

なお、報告の締切は○月○日の午後○時です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部○○課　○○○○

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　２００８年１月吉日

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ちなみに、少しくだけた感じの案内文もご紹介します。こちらは送別会のみの開催の場合の案内文です。

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　　　　　　　　　○○さん　送別会開催のご案内（案内文）

風薫るさわやかな季節となりました。

さて、○○係○○担当として永きにわたり勤務されました
○○さんが、この○月末をもって退職されることとなりました。

公私において色々とお世話になった方も多数いらっしゃる
かと思います。そこで今般、下記の要領にて送別会を企画
いたしました。

参加ご希望の方は、○月○日（○曜日）午後○時までに
幹事○○まで御連絡ください。

よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

　　日時：
　　場所：
　　会費：

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以上が案内文のサンプルです。

歓送迎会の進行・司会進行には、配慮が欠かせません。

歓送迎会とは、歓＝「歓迎会」と、送＝「送別会」を同時に行うときの呼び方です。

つまり一つの会に、迎えられる人と送り出される人が、両者同時に参加している集まりです。通常よくあるどちらか一方のためだけの集まりではないので、両者に対する配慮が必要となるからです。

しかし実際には、この「配慮」と言うものが、簡単なようで案外難しいものなのです。そしてこの配慮は、大部分が司会進行役にかかってきます。

新しい組織やグループに迎えられる人、つまり歓迎される人は、これからこの新しい人間関係の中に組み込まれていくわけです。

ですから、司会進行側の配慮、そして気の効いた言葉の言い回しなどで、その人がスムーズに違和感なく入って行けるようにする必要があります。

迎えられる人は、まだほとんどその組織に慣れていません。しかしその人が歓迎会の主役です。ですから、古参たちだけで盛り上がったりするようではいけません。

迎えられる人を積極的に輪の中に入れて、上手く馴染ませていくように運んでいくのが、歓送迎会の進行での重要なポイントです。

また、迎えられる人ばかりに気を取られていてはいけません。歓送迎会ですから、その同じ場所に送り出される人もいるのです。ですから、送り出される人にも同じように配慮しましょう。

送り出される人には、気持ちよくお別れを言ってもらえるようにしたいものです。

そこで、送り出される人には「ねぎらい」の言葉を掛け、今までその会社で一生懸命に頑張ってくれたことに対するお礼の気持ちを贈りましょう。

こういった配慮、ねぎらいの言葉や上手い言葉回しなどが、歓送迎会の進行でもっとも大切なことです。