案内文や招待状の例文：歓送迎会の司会進行｜マニュアル、案内文、マナー

歓送迎会（送迎会・送別会）の案内（通知）の文書をご紹介します。

この案内（通知）の文書は、書き方の例文（サンプル）です。必要に応じて案内（通知）の内容を追加・削除してからお使いください。

案内（通知）の文書のトラブルで一番多いのが、開始時間と場所の間違いです。

時間を間違えたり、案内地図がわかりづらくて場所に迷ったりして、開始時間に全員が集まらないと、開始時間が遅れてせっかくの歓送迎会が最初からしらけムードになってしまいます。

これを避けるために、わかりやすい会場の地図、当日の連絡先（幹事の携帯番号）などを、案内（通知）の文書には必ず載せるようにしましょう。

　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内（通知）

このたび、○○課長が○月○日付けで○○支店へ異動されます。

ならびに、□□課長が○○支店より当課の課長として異動され
ます。

つきましては、○○課長の今後のご活躍を祈念するとともに、
□□課長への歓迎の意を込めまして、ささやかながら以下のと
おり、歓送迎会を開催いたします。

業務上、どうしても参加できないという方以外は、是非ご出席
ください。

参加される方は添付の用紙に氏名を記入し、６月２５日（○）
までに幹事へお戻しください。

日程・場所等のご案内です。

日時　７月１日（金）　午後６時～
会費　5,000円
場所　居酒屋○○○　新宿駅前店
　　　　住所　○○○○○○○○○
　　　　電話番号　03-9999-11111
　　　　地図
幹事の携帯番号

歓送迎会のお知らせの例文をご紹介します。

　　　　　　　　　歓送迎会のお知らせ

風薫るさわやかな季節となりました。

さて、毎年の恒例ですが歓送迎会の時季となりましたので、
開催についてお知らせいたします。

このたび、総務課に○○さん、△△さんが配属されました
ことを、まずお知らせいたします。

お二人とも若いパワーに溢れ、当社の新しい力となってい
ただける方々です。

次に、○○係にて永きにわたり勤務されました□□さんが、
この６月末をもって退職されることとなりましたことを、
お知らせいたします。

□□さんには、公私において色々とお世話になった方もい
らっしゃると思います。

つきましては、お三人の今後のご活躍を祈念し、ささやか
ながら下記の通り歓送迎会の開催をお知らせいたします。

なるべくご出席くださいますよう、お願いいたします。

参加ご希望の方は、○月○日（○曜日）午後○時までに、
幹事○○に出席の旨お知らせください。

よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　記

日時： 平成○年○月○日○曜日　○時より
場所： 串揚げ○○亭
電話番号： ００(１１１１)２２２２
会費： ４，０００円(後日徴収します)

　　　　　　　　　　　　　　　○○部○○課　○○○○
　　　　　　　　　　　　　　　２００８年６月吉日

歓送迎会を案内する文章には、以下の目的があります。

■文章の目的１「通知」

　日時、場所、内容、主催者、費用などをお知らせします。

■文章の目的２「出席・欠席の確認」

　会場の大きさ、料理の内容、用意するもの、予算などを決めるために必要な情報です。

歓送迎会を案内する文章の形式には、文章と会場地図を入れた案内書を全員に配る、掲示板にポスターを貼る、社内メールで知らせる、などがあります。

案内する文章を出す時期は、出欠をたずねたり、宿泊を伴う場合もあるので、できるだけ早めに文章を作成して出しましょう。

幹事が、歓送迎会を案内する文章を送る場合の内容は、以下の通りです。

（１）タイトル

案内する文章には、まずタイトルを付けます。

｢○○さん、○○さん歓送迎会のお知らせ｣などです。

（２）日時

案内する文章には、開催日時を入れます。

　開催日：平成○○年○月○日
　時　間：午後○時より

（３）開催場所

案内する文章には、開催場所を記載します。

　場所名（店名）
　住所
　電話番号
　場所周辺の地図
　幹事の携帯電話番号

　場所についてどんなに分かりやすい文章を書いても、必ず迷う人がいます。幹事の携帯電話番号も入れておく方がいいでしょう。

（４）会費

案内する文章には、会費を記載します。

　一人○○○○円

　または

　男性○○○○円
　女性○○○○円

（５）申込締め切り日

案内する文章には、受付の締切日を記載します。

　参加される方は、○月○日までに、幹事○○宛てご連絡願います。

歓送迎会の文例には、いくつかのパターンがあります。

（Ａ）歓迎の文例としては、

「新卒で入社される方へ」の文例、
「中途採用で入社される方へ」の文例、
「異動により転勤してくる方へ」の文例、などです。

（Ｂ）送別の文例としては、

「定年退職される方へ」の文例、
「（通常）退職される方へ」の文例、
「異動により転勤される方へ」の文例、などです。

（Ａ）と（Ｂ）のそれぞれいずれかを同時に行なうのが歓送迎会で、それぞれの文例パターンにあわせた内容での案内文を作成する必要があります。

「異動により転勤される方の送別会」と「異動により転勤してくる方の歓迎会」を行なう場合の案内文の文例をご紹介します。

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　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内（文例）

このたび、○月○日付けで○○課の○○次長が○○支店に部長として栄転されることになりました。

また、同日付けで□□部長が□□支店から後任として着任されます。

つきましては、○○次長のご栄転を祝すとともに、□□部長を歓迎いたしたく、下記の通り開催いたします。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

日時
場所
地図
会費

幹事　□□□□

歓送迎会の案内状の例文をご紹介します。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成○○年○○月○○日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　幹事：○○課　○○
○○部各位

　　　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内
　
毎日お仕事お疲れ様です。

さて、このたび、○○部長がめでたく定年を迎えられ、
○月○日をもちまして当社を退職されます。

また、同日付けで、○○課○○課長が、当部の部長として
着任されます。

つきましては、○○部長のこれまでのご功労に敬意を表し、
感謝を申し上げるとともに、新しく着任される○○新部長
への歓迎の意を込めまして、下記の通り歓送迎会をとり行
ないますことを、ご案内いたします。

みなさま万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、課ごとにまとめて、○月○日までに
幹事あてご提出ください。なお、会費は後日集金します。

ご協力よろしくお願い申し上げます。

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以上が案内状の本文です。

案内状の本文の下には日時・場所等の必要事項を箇条書きに分かりやすく記します。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

1.　日時：○○月○○日（○曜日） ○○時～

2.　場所：聘陳楼
　　電話：00-0000-0000
　　下記地図参照

3.　会費：男性　　　円・女性　　　円

4.　地図またはURL

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以上が案内状の全体です。

歓送迎会の案内文の見本をご紹介します。少しかしこまった感じの文例となっています。

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　　　　　　　　　　　　　歓送迎会のご案内（案内文）

謹啓　梅の花もほころぶ春まだ寒き候、
貴殿には益々のご繁栄とお慶び申し上げます。

さて、毎年の恒例ですが、歓送迎会の季節となりました。
新たな新人と実年世代の一期一会の開催です。

日時は、○月○日の○○時から、○○会議室にて開催いた
します。

つきましては、各部の責任者は参加人数をとりまとめて、
○○部○○課の○○までご報告ください。

よろしくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

なお、報告の締切は○月○日の午後○時です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部○○課　○○○○

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　２００８年１月吉日

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ちなみに、少しくだけた感じの案内文もご紹介します。こちらは送別会のみの開催の場合の案内文です。

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　　　　　　　　　○○さん　送別会開催のご案内（案内文）

風薫るさわやかな季節となりました。

さて、○○係○○担当として永きにわたり勤務されました
○○さんが、この○月末をもって退職されることとなりました。

公私において色々とお世話になった方も多数いらっしゃる
かと思います。そこで今般、下記の要領にて送別会を企画
いたしました。

参加ご希望の方は、○月○日（○曜日）午後○時までに
幹事○○まで御連絡ください。

よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

　　日時：
　　場所：
　　会費：

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以上が案内文のサンプルです。